Bestedingsanalyse

 

Target inkoopbesparing

Gerealiseerde inkoopbesparing

Inkoopcategorie

2016

2017

totaal

2016

2017 e.v.

Toelichting

Totaal Automatisering

1.000.000

-

1.000.000

418.333

635.000

Er is een aantal aanbestedingen voor automatisering afgerond, waardoor de kosten voor licenties lager uitvallen. En de aanbesteding van de nieuwe werkomgeving levert een lagere kapitaallast op. De besparing vanaf 2017 is € 635.000. Voor 2016 is dat iets meer dan de helft.

Totaal Communicatiekosten

52.000

-

52.000

-

-

Totaal Facilitaire Diensten

1.000.000

686.100

1.686.100

1.484.500

2.634.397

Voor de contracten voor postbezorging en repro vallen de stuksprijs gunstiger uit. Op basis van het geprognotiseerde volume betekent dit een structureel voordeel van ruim € 1 miljoen. Voor 2016 zal het om ongeveer € 200.000 gaan. Er is een inkoopvoordeel behaald op energie van € 1,3 mln en € 1,6 mln voor respectievelijk 2016 en 2017 e.v.. Het contract voor bedrijfskleding levert geen voordeel maar een nadeel op van € 55.000.

Totaal Flexibele Arbeid

2.092.000

2.797.410

4.889.410

2.644.000

500.000

Voor Flexibele Arbeid is een aanbesteding in voorbereiding voor een centraal managed service supplier (MSP), die alle externe inhuur gaat organiseren. Dit moet leiden tot externe inhuur met een optimale prijs/kwaliteit verhouding. De planning is dat vanaf 2017 een partij gecontracteerd is. Het verbeterde contract met Unique en Randstad levert een gerealiseerde besparing na 10 maanden op van ruim € 1,4 mln.

Totaal Gebouwen en Installaties

1.010.000

1.975.000

2.985.000

4.100.000

6.430.403

Er zijn wat kleinere aanbestedingen geweest die structureel € 200.000 inkoopvoordeel opleveren. De aanbestedingen van facilitair onderhoud heeft een voordeel van € 1,6 mln opgeleverd. En er wordt ruimte onderverhuurd met met huuropbrengst van € 500.000. De voorbereiding voor de aanbesteding van het onderhoud van het Stadhuis is nagenoeg afgerond.

Totaal Materialen

100.000

935.000

1.035.000

300.500

300.500

Bij de gerealiseerde inkopen wordt duidelijk dat de markt zich aan het herstellen is. In sommige gevallen valt het voordeel iets lager uit dan verwacht. De belangrijkste bedachte besparing bij deze inkoopcategorie zit in het kostenbewuster inzetten van het assortiment van de Rotterdamse Stijl. Hierover zijn afspraken in de maak, die naar verwachting eind dit jaar resultaat zullen opleveren. Verder zijn wat losse inkopen onder een contract gebracht, wat een structureel inkoopvoordeel oplevert.

Totaal Uitbestede Werkzaamheden

4.746.000

3.843.490

8.589.490

2.684.000

3.877.000

Het betreft een groot aantal maatregelen, die voor een belangrijk deel in projecten zitten. Ook hier geldt dat het aantrekken van de markt effect heeft op de te behalen inkoopvoordelen. Er is een behoorlijk aantal aanbestedingen voor projecten afgerond, waarvan het gemeentelijk aandeel van het inkoopvoordeel nader bepaald moet worden en in de volgende monitor zal worden opgenomen.

Totaal Verkeer en Parkeren

13.000

13.000

1.120.000

1.120.000

Een fors aanbestedingsvoordeel op onderhoud van parkeergarages. Waarbij de aantekening gemaakt wordt dat dit voordeel wellicht terugvloeit naar de burger met de vaststelling van de parkeertarieven.

Totaal Telecommunicatie

-

750.000

750.000

300.000

1.950.000

De aanbesteding voor een provider van mobiele telefonie is afgerond en heeft geleid tot een jaarlijks voordeel van € 2,3 miljoen. In 2016 wordt pas het laatste kwartaal gestart met de nieuwe provider en moeten daar éénmalige kosten vanaf getrokken worden o.a. in verband met vervanging van simkaarten. Het resultaat voor 2016 is daarmee slechts 0,3 mln. Vanaf 2018 geldt het volledig voordeel.

Voor 2016 was de target om € 10 mln op inkoop te besparen. Daarvan is uiteindelijk € 13 mln gerealiseerd. Dat is € 3 mln meer dan gerapporteerd in de 10-maandsbrief. Het grootste inkoopvoordeel is een structureel lager energieverbruik a.g.v. duurzaamheidseisen bij de aanbesteding van de bouw van De Rotterdam en het Timmerhuis.
De beoogde besparing op inkoop van € 10 mln is voor 2016 ruimschoots behaald. Voor 2017 staat de teller van het gerealiseerde inkoopvoordeel op € 17,4 mln. Daarbij zijn inkoopvoordelen gebaseerd op raamcontracten, waarbij het inkoopvoordeel gebaseerd is op de gerealiseerde afname, voor 2017 weer op € 0 gezet.

De targets voor 2017 en 2018 en verder van resp. € 10 mln en € 1 mln zijn structureel en tellen samen met de target voor 2016 op tot een inkoopbesparing van in totaal € 21 mln vanaf 2018.

In de motie 'sociaal en duurzaam inkopen' is afgesproken hierover in de besparingsmonitor en P&C producten te rapporteren.

Binnen het sociaal domein wordt gekeken hoe we Social Return On Investment (SROI) gerichter en effectiever kunnen inzetten. Eventuele aanpassingen in het te volgen beleid zullen naar verwachting pas vanaf 2017 in de aanbestedingen zichtbaar worden. Er zijn enkele raamcontracten voor inhuur van technisch personeel afgesloten, waarin een paragraaf is opgenomen, die samen met het WerkgeversServicePunt Rijnmond is opgesteld en waarin invulling wordt gegeven aan de SROI-verplichting.

In het domein duurzaam is begin dit jaar de energie aanbesteed. Er is voor gekozen zorg te dragen voor de vergroening door inkoop van zogenoemde Garanties van Oorsprong. Op deze manier heeft Rotterdam de mogelijkheid om zelf actief richting te geven aan de oorsprong van de opwekking zoals bijvoorbeeld Hollandse wind, zon, biomassa, getijde, etc. Momenteel loopt er gezamenlijk met het programma duurzaam een traject voor deze vergroening van elektriciteit die de komende periode wordt afgenomen. Er is ook een raamovereenkomst voor recent afgestudeerde jonge talenten op hbo/TU/wo-niveau afgesloten. Gelet op de schaarste van voldoende geoutilleerd technisch personeel is geen beperking van de reisafstand opgenomen. Wel is in het bestek opgenomen dat de ingehuurde kandidaat voor woon-werkverkeer gebruikmaakt van openbaar vervoer. Duurzaam inkopen bij de aanbesteding van de bouw en inrichting van het Timmerhuis en De Rotterdam is een structureel indirect inkoopvoordeel gerealiseerd op energie.

Verder zijn er in de afgelopen periode geen inkopen geweest, waarover in deze besparingsmonitor gerapporteerd wordt, met gevolgen voor het sociaal of duurzaam.